Legge sulla riduzione delle pratiche burocratiche (1980)

Jeffrey S. Lubbers

Estratto dalla legge sulla riduzione delle pratiche burocratiche

[E] un'agenzia deve ... consultare i membri del pubblico e le agenzie interessate ... per-

  1. (i) valuta se la raccolta di informazioni proposta sia necessaria per il corretto svolgimento delle funzioni dell'agenzia, compreso se le informazioni abbiano utilità pratica;
  2. (ii) valutare l'accuratezza della stima dell'agenzia dell'onere della raccolta di informazioni proposta;
  3. (iii) migliorare la qualità, l'utilità e la chiarezza delle informazioni da raccogliere; e
  4. (iv) ridurre al minimo l'onere della raccolta di informazioni su coloro che devono rispondere, anche attraverso l'uso di tecniche di raccolta automatizzata. [44 USC § 3506]

Il Paperwork Reduction Act (PRA) del 1980 (PL 96-511, 94 Stat. 2812) aveva lo scopo di ridurre al minimo la quantità di documenti cartacei che il pubblico è tenuto a completare per volere delle agenzie federali. Allo stesso tempo, poiché il PRA riconosce anche che una buona informazione è essenziale per la capacità delle agenzie di servire con successo il pubblico, dà all'Office of Management and Budget (OMB) la responsabilità di valutare l'utilità pratica delle informazioni per l'agenzia rispetto l'onere che la sua raccolta impone al pubblico. La legge richiede alle agenzie federali di richiedere l'approvazione dell'OMB prima di raccogliere informazioni dal pubblico.

Struttura generale dell'atto

La legge ha istituito l'Office of Information and Regulatory Affairs (OIRA) in OMB, e lo autorizza e lo richiede per svolgere una serie di funzioni di supervisione relative alle risorse informative nel governo federale. Più specificamente, OIRA ha la responsabilità di coordinare le politiche di informazione del governo, inclusa l'approvazione delle raccolte di informazioni (CI) dell'agenzia. La legge prevede che le agenzie "non debbano condurre o sponsorizzare la raccolta di informazioni" senza prima ottenere il via libera da OMB. La legge si applica a tutte le agenzie del ramo esecutivo, comprese le agenzie di regolamentazione indipendenti. Le procedure generali di autorizzazione dell'OMB sono, tuttavia, soggette alla disposizione del PRA secondo cui le agenzie di regolamentazione indipendenti possono, a maggioranza dei voti, ignorare una decisione dell'OMB che disapprova una proposta di raccolta di informazioni. La legge contiene anche l'unica definizione statutaria di "agenzia di regolamentazione indipendente".

Solo alcune funzioni sono esentate dalla copertura del PRA, come attività di intelligence, questioni di applicazione penale, azioni civili e amministrative e indagini. Questa copertura conferisce a OIRA un'enorme quantità di influenza all'interno del governo federale, anche al di là di ciò che ha già con i suoi ruoli di controllo di bilancio e normativo. Il mancato ottenimento dell'approvazione da parte dell'OMB di una raccolta di informazioni innesca la "disposizione di protezione pubblica" del PRA, che prevede che "nessuna persona sarà soggetta ad alcuna sanzione per non aver rispettato" una CI che è soggetta a questo capitolo se l'IC non lo fa visualizzare un numero di controllo valido assegnato da OMB.

Le agenzie devono pubblicare la loro proposta di raccolta di informazioni nel file Federal Register per un periodo di commenti pubblici di sessanta giorni. Dopo aver esaminato i commenti pubblici e rivisto la raccolta proposta come appropriato, le agenzie sottopongono la proposta a OMB per revisione, discussione e approvazione (o disapprovazione). Nel richiedere l'approvazione dell'OMB, l'agenzia deve dimostrare che l'IC è il modo più efficiente per ottenere le informazioni necessarie per il corretto svolgimento delle funzioni dell'agenzia, che le informazioni non duplicherebbero altre informazioni che l'agenzia già conserva e che l'agenzia lo farà farne un uso pratico. L'agenzia deve inoltre certificare che l'IC proposto "riduce nella misura possibile e appropriata l'onere" per i rispondenti. La legge si applica a CI indipendenti (come i moduli fiscali) nonché a quelli incorporati nelle regole proposte (come i requisiti di segnalazione).

L'atto richiede che il capo di ciascuna agenzia, supportato dal suo responsabile principale dell'informazione, sia responsabile delle attività di raccolta delle informazioni dell'agenzia. Ciò include la riduzione della quantità di documenti richiesti al pubblico.

Circostanze che hanno portato all'adozione dell'atto

Il PRA è stato originariamente emanato nel 1980, ma aveva precursori che risalgono al New Deal. Le preoccupazioni del presidente Franklin Roosevelt per il gran numero di rapporti statistici che le agenzie federali richiedevano alle imprese e all'industria portarono a una revisione di tali rapporti e, in definitiva, alla promulgazione del Federal Reports Act nel 1942. Tale atto diede all'Ufficio del bilancio ( il precursore di OMB) la responsabilità di esaminare le richieste di informazioni dell'agenzia. Tuttavia, nel 1974 il Congresso ha risposto alle continue lamentele dei costituenti sugli oneri burocratici creando una Commissione sui documenti federali. La commissione ha intrapreso numerosi studi per determinare la natura del problema dei documenti federali e per formulare raccomandazioni per modifiche a statuti, regolamenti e procedure. Il rapporto finale è stato presentato nel 1977 e il Congresso ha risposto nel 1980 promulgando la legge sulla riduzione dei documenti.

Esperienza sotto l'atto

Dall'approvazione della legge, le agenzie hanno dovuto prestare molta più attenzione agli oneri burocratici non necessari. Da parte sua, l'OMB deve produrre una relazione annuale sul budget per la raccolta delle informazioni, resa disponibile su Internet, che contenga esempi di riduzione degli oneri raggiunta dalle sue revisioni. L'obiettivo dell'atto di ottenere una riduzione annuale del 5% del carico di lavoro burocratico a livello governativo è in qualche modo al di fuori del controllo dell'OMB, perché le nuove leggi contengono nuovi CI e anche perché oltre l'80% di questo onere è prodotto dal Dipartimento del Tesoro (principalmente, l'Internal Revenue Servizio).

I conflitti sull'interpretazione di alcune disposizioni della legge hanno portato a modifiche. L'emendamento del 1986 chiarisce la relazione tra le procedure richieste per la liquidazione delle raccolte di informazioni nelle norme proposte e altre raccolte di informazioni proposte.

Gli emendamenti del 1995 hanno aggiornato, rafforzato e ricodificato l'atto. Ha anche risolto l'importante questione se la legge copre le regole dell'agenzia che richiedono alle imprese o ai singoli di conservare le informazioni a beneficio di terzi o del pubblico (piuttosto che per il governo). Nel 1990 la Corte Suprema si era pronunciata Dole contro United Steelworkers che l'atto non lo richiedeva, ma gli emendamenti del 1995 chiariscono che lo fa ora. Ciò significa che molte regole dell'agenzia contenenti tali requisiti non precedentemente esaminati da OIRA sono soggette a revisione.

Rapporto con altre leggi

La legge, in effetti, funge da emendamento della legge sulla procedura amministrativa in quanto aggiunge ulteriori procedure di autorizzazione OMB per le norme proposte che contengono CI. Condivide inoltre l'approccio del Regulatory Flexibility Act nel richiedere la considerazione di alternative che producono meno oneri burocratici per le piccole entità.